メンタル不調社員の「業務上のミス」が増えたとき、会社はどう記録すべきか

メンタル不調が疑われる社員で「業務上のミス」が増えると、現場は焦ります。 ただし、この局面で会社がやりがちな失敗は“評価のための記録”を先に作ってしまうことです。 そうすると、本人は「追い込み」「ハラスメント」と受け取りやすくなり、相談停止→悪化→休職→紛争のルートに入りやすくなります。

一方、適切な記録は会社のためだけではなく、本人のためでもあります。 安全配慮（就業判断・業務調整・再発予防）に必要な材料として整理できれば、産業医意見も具体化し、現場の運用もブレません。 本記事では、人事・労務担当者向けに「ミスが増えたときの記録」を事実ベースで作る方法をまとめます。

結論：記録は「いつ・何が・どんな影響」を短く、事実だけで残す

記録の目的は「処分」ではなく、就業上の安全配慮と再発防止です。 だからこそ、次の3点に絞ります。

• いつ：日時・頻度・発生パターン（例：月曜午前に集中）
• どんなミス：具体行動（例：誤送信、確認漏れ、入力誤り）
• 影響：顧客影響・品質影響・安全影響・再作業時間

よくある失敗：記録が“感情”と“人格評価”になってしまう

失敗1：推測や断定を書いてしまう

• ×「怠けている」「やる気がない」「甘え」
• ×「メンタルだから仕方ない」
• ○「期限直前の確認漏れが3回続いた（○/○、○/○、○/○）」

失敗2：叱責のログになってしまう

「注意した」「指導した」だけが残ると、後からパワハラの争点になりやすいです。 残すべきは叱責ではなく、業務条件の調整と支援の試行です。

失敗3：基準が曖昧で、比較可能性がない

「最近ミスが多い」だけでは運用に落ちません。できる範囲で数・頻度・影響を残します。 それだけで産業医も人事も判断しやすくなります。

会社が残すべき記録は「安全配慮の材料」：6つの観点

1. ミスの事実（いつ・何が・影響）

最小単位は「日時／業務／誤り内容／検出経路／影響」です。 文章は短く、箇条書きで十分です。

2. 発生状況（前後の条件）

• 繁忙、残業、突発対応、締切集中、会議連続など
• 上司変更、配置変更、担当変更、顧客対応増など

“本人の弱さ”ではなく、条件として残すのがポイントです。

3. リスク区分（安全・品質・情報・対人）

• 安全：運転、高所、危険作業、夜勤の判断
• 品質：納期遅延、再作業、誤出荷
• 情報：誤送信、権限ミス、持ち出し
• 対人：顧客クレーム、社内トラブル

4. 会社側の対応（“調整”の履歴）

ここが最重要です。記録があると「会社は安全配慮を検討し、段階的に調整した」と説明できます。

• 業務棚卸し（A/B/C）を行ったか
• 締切の分散、レビュー追加、会議回数制限など条件調整をしたか
• 本人への確認（体調・睡眠・負荷）をどう行ったか
• 産業医・人事への連携をいつ行ったか

5. 本人の申告（言葉をそのまま短く）

長文メモは不要です。引用で短く残します。

• 「睡眠が3〜4時間で続いている」
• 「朝の集中が保てない」
• 「締切が重なると頭が真っ白になる」

6. 次回見直し日（期限付き運用）

「調整して終わり」だと現場が荒れます。2〜4週後の見直しを先に置いて、運用に落とします。

記録テンプレ（そのまま使える）

① ミス記録（1件フォーマット）

• 日時：2026/03/xx 10:30
• 業務：請求書作成（A社）
• 内容：金額の入力誤り（◯◯→◯◯）。確認工程を飛ばした
• 検出：上司レビューで発見
• 影響：再作業30分、顧客送付前に修正（外部影響なし）
• 前後状況：当日午前に会議2本＋締切3件が集中

② 週次まとめ（運用フォーマット）

• 期間：3/1〜3/7
• 件数：入力誤り2、誤送信0、確認漏れ1
• 影響：再作業合計90分、外部影響なし
• 傾向：締切前日・午前帯に集中
• 実施した調整：レビュー工程追加、会議を午前から午後へ移動
• 本人申告：「睡眠が浅い」「朝が特にしんどい」
• 次回見直し：3/21（産業医コメント反映）

産業医に渡すときのコツ：事実＋条件＋選択肢

産業医に「最近ミスが増えて…」だけだと意見が抽象的になりがちです。 以下をセットで渡すと、就業措置に落ちやすくなります。

• ミスの事実（件数・種類・影響）
• 発生条件（繁忙、突発、対人、会議連続など）
• 安全配慮が必要な業務の有無（運転・危険作業・夜勤）
• 会社側で既に試した調整（レビュー、締切分散など）

Q &A

Q1. “評価”の記録と“安全配慮”の記録は分けるべき？

可能なら分けるのが安全です。 不調兆候がある局面では、まず安全配慮（就業判断）目的の記録を中心に作り、 それでも改善せず評価に関わる場合は、別の枠組み（評価制度の手順）で扱う方が揉めにくいです。

Q2. 本人が「大丈夫」と言っている場合も記録していい？

はい。記録の中心は病名ではなく業務上の事実と影響です。 「大丈夫」という発言は短く引用で残しつつ、勤怠・ミス・影響の事実を淡々と記録します。

Q3. 記録は誰が作るのが良い？

現場（管理職）が一次情報を持っていますが、属人化しやすいので、 人事がフォーマットを統一し、必要に応じて産業医コメントに繋ぐ運用が安定します。

まとめ｜“事実の短文”が、会社と本人の両方を守る

ミスが増えたときの記録は、叱責ログでも人格評価でもなく、安全配慮の材料です。 「いつ・何が・影響」を短く残し、発生条件と会社側の調整履歴、見直し日までセットにすると、 産業医意見が具体化し、現場も荒れにくくなります。

迷ったら、まずは事実だけを積み上げてください。 それが最短でトラブルを減らし、再発防止につながります。