初動面談の記録の取り方

「どこまで記録すればいいのか分からない」「書き方を間違えると怖い」―― メンタル不調の初動面談では、“記録の残し方”が非常に重要です。

結論としては、 初動面談の記録は「事実ベース・簡潔・客観的」に残すことが重要です。

なぜ記録が重要なのか

① 状態変化を追える

後日の比較材料になります。

② 組織連携がしやすくなる

人事・産業医との共有に役立ちます。

③ 対応の一貫性を保てる

属人的対応を防ぎます。

④ リスク管理になる

後日のトラブル予防につながります。

記録に残すべき内容

① 面談日時・場所

基本情報を明記します。

② 面談のきっかけ

遅刻増加、本人相談など背景を整理します。

③ 本人の発言

可能な範囲で本人の言葉をそのまま残します。

④ 観察事項

表情、涙、疲労感など客観的事実を記載します。

⑤ 実施した対応

業務調整や産業医連携などを記録します。

記録で重要なポイント

① 主観を書きすぎない

「怠慢」「性格問題」などの表現は避けます。

② 事実と解釈を分ける

観察事実を中心に記載します。

③ 簡潔にまとめる

長文になりすぎないことが重要です。

④ 感情を書かない

評価的表現を避けます。

記録例

OK例

「最近眠れず、出勤がかなりつらい」と本人発言あり。 表情は乏しく、涙ぐむ様子あり。 業務負荷軽減を検討し、産業医面談を案内。

NG例

やる気がなく、精神的に弱い印象。 甘えもあるように感じた。

面談後にやるべきこと

① 速やかに記録する

記憶が新しいうちに整理します。

② 必要範囲で共有する

人事・産業医へ連携します。

③ 継続記録を行う

経過を追うことが重要です。

実務で重要なポイント

• 「評価」ではなく「記録」を意識する
• 客観性を重視する
• 後から見ても分かる形で残す

現場経験から見た実務上のポイント

（産業医として複数企業のメンタルヘルス対応に関与した経験より）

実際の現場では、「面談はしたが記録が残っていない」ことで、 後から対応経緯が不明になるケースがあります。

特に休職や労務トラブルに発展した場合、 “その時どう判断し、どう対応したか”を客観的に示せるかが非常に重要になります。

一方で、感情的な表現や評価的記載が残っていると、 後から問題化するケースもあります。

初動面談の記録では、“診断を書く”のではなく、 「観察した事実」と「行った対応」を残す意識が重要です。

まとめ

初動面談の記録では、 事実ベースで客観的に整理することが重要です。

評価や感情を避け、 後から見ても分かる記録を残すことが実務では求められます。